Utfordringer og prestasjoner under en pandemi

- Siden Metizoft er etablert med kontor i Singapore og Kina, fikk vi tidlig indikasjon på at noe var i gjære. Med informasjon om dette nye viruset som potensielt kunne skape store problemer på verdensbasis, etablerte Metizoft tidlig en beredskapsgruppe for å lage strategi for worst case scenario, forteller Tor Inge Hareide, CAO i Metizoft.

Metizoft var allerede i en omstillingsprosess etter voldsom vekst foregående år, der antall ansatte var doblet på kort tid. Usikkerhet og lite kunnskap om mulige konsekvenser av Covid-19 førte til drastiske tiltak for å kunne fortsette forsvarlig drift og være forberedt på det som måtte komme.

- Det ble tilrettelagt for hjemmekontor en god stund før norske myndigheter kom med sine retningslinjer. Vi var tidlig ute med å innføre Teams i vår daglige kommunikasjon og ledergruppa hadde hyppige møter for å oppdatere status og planlegge framover. Med mange nye ansatte i en opplæringsfase måtte vi være effektive og ha fokus på god kommunikasjon. I tillegg ble vår reisevirksomhet redusert til et minimum, noe som skapte utfordringer spesielt for salgsavdelingen og våre HazMat inspektører. Alle våre ansatte stod på mer enn forventet, og vi er utrolig stolte av vårt samarbeid for en felles dugnad i en usikker tid. Et godt arbeidsmiljø og lojale medarbeidere har vært avgjørende for at det har gått så bra under denne globale krisen, sier Hareide.

Det går bra

Etter påske stabiliserte situasjonen seg for driften av Metizoft, og usikkerheten rundt økonomiske konsekvenser for kundene var borte. Kundene var der og hadde behov for hjelp. Det var stor pågang fra kunder som måtte få på plass IHM (Inventory of Hazardous Materials) etter nytt EU-regelverk, og prosjektavdelingen i Metizoft måtte raskt tilpasse seg en ny arbeidshverdag med utfordringene pandemien ga.

- Når jeg tenker tilbake, er jeg imponert over hvor gunstig driften og kommunikasjonen fungerte internt. Vi er heldige som har en sterk IT-avdeling som støttet alle ansatte med nye rutiner og nye verktøy som skulle tas i bruk. Stian (Stian Tarberg, ICT Manager) tok alt på strak arm og dette førte til en enklere hverdag i en unormal og usikker tid, mener Gunn Skorpen, Senior Project Manager.

Marius V. Kvalsvik, også Senior Project Manager, er enig i at den interne kompetansen hos Metizoft har vært avgjørende for suksess.

- Vi har egne teknologer og utviklingsavdeling på huset. Programvaren vi jobber med til daglig og leverer til våre kunder er utviklet internt. Skulle det oppstå problemer, har vi korte beslutningslinjer og teknologiske utfordringer blir fikset umiddelbart. Vi trenger ikke vente på en ekstern konsulent for å ordne opp, forteller Kvalsvik

De forteller at ikke alle hadde det like enkelt på hjemmekontor der hele familien gjerne arbeidet side om side, i tillegg til små barn som krevde oppmerksomhet.

- Vi er utrolig stolte og imponerte over hvordan våre ansatte håndterte situasjonen. Vi hadde ukentlige Teams-møter, men vi passet også på å ringe hver enkelt medarbeider med jevne mellomrom. Det var stort søkelys på at alle skulle føle samhørighet og vi var tilgjengelig for spørsmål hele tiden. I tillegg var ledelsen raskt ute med å få overblikk over situasjonen og status ble oppdatert til enhver tid, noe som skapte trygghet internt, sier Skorpen.

Kommunikasjonsflyten internt gikk over all forventning, og det samme gjorde dialogen med kunder og leverandører.

- Prosjektavdelingen er helt avhengig av å få tilsendt nødvendig dokumentasjon for å kunne opprettholde IHM etter gitte regelverk. Vi hadde en forventning om at det skulle bli forsinkelser og vanskelig å få svar grunnet covid-19, men det har fungert overraskende godt med få unntak. Det har ikke påvirket vår drift nevneverdig, sier Kvalsvik.

Reiserestriksjoner, men fullt operasjonell

Jan Rune Dalsøren, COO og ansvarlig for Metizofts HazMat-inspektører, forteller om utfordringene som oppstod på grunn av reisebegrensninger og hvordan Metizoft fremdeles kunne være fullt operativt.

- Det har vært utfordrende og få sendt våre egne inspektører utenlands for å utføre IHM inspeksjoner om bord i skipene til våre kunder. Dette har ført til at noen av våre inspektører har sittet i over 3 uker sammenhengende i karantene i både i Mexico, Sør-Afrika, Sør-Amerika, sier Dalsøren.

Heldigvis hadde Metizoft allerede etablert et stort globalt nettverk av agenter og inspektører, noe som har vært en absolutt nødvendighet under pandemien.

- Vi har en stor kundebase på verdensbasis og er avhengig av å kunne operere ut ifra havner i alle verdensdeler. Det har vært høy global aktivitet og vi har jobbet målrettet for å unngå smitte blant våre inspektører, og det har vært vellykket så langt. Vi vil være i mål med alle prosjekt innen gjeldende frist og det er gledelig både for Metizoft og kundene våre, sier Dalsøren.

I tillegg forteller han at Metizoft kunne tilby en ny tjeneste i 2020. På grunn av flere kundehenvendelser om fjerning av asbest, har flere ansatte blitt sertifisert og har hatt sine første oppdrag ute hos kunder.

2020 skulle bli året!

Carl Henrik Moltumyr jobber som Sales Manager og forteller om forventningene salgsavdelingen hadde til 2020.

- Vi hadde gledet oss veldig til 2020! Metizoft hadde vokst betydelig i 2019 og salgsavdelingen vår gjorde et omfattende forarbeid for at 2020 skulle sprenge alle rekorder. Mye reisevirksomhet var planlagt og vi gledet oss veldig til alt som skulle skje. I slutten av februar var vi på messe i Hamburg og uka etter skulle vi til Rotterdam, sier Moltumyr.

Reisen til Rotterdam ble det ikke noe av, og verden ble snudd opp ned på kort tid.

- All reisevirksomhet stanset, vi arbeidet hjemmefra og fremtiden så mørk ut. Vi trodde det ville bli stor nedgang i forespørsler fra kunder, og forberedte oss på det verste. Heldigvis har vi en proaktiv og dyktig ledelse, og vi kunne raskt konstatere at situasjonen ble stikk motsatt! Det rant inn med bestillinger av våre tjenester, og vi sprengte kapasiteten for prosjektavdelingen, ler Molturmyr.

Eier og CEO, Gry Cecilie Sydhagen, hadde sammen med ledergruppa lagt en strategi for worst case scenario. Metizoft hadde derfor tidlig en plan for organisering internt og hvordan nå kunder uten tradisjonell møtevirksomhet. Dette var en av faktorene til videre vekst og flere nye ansettelser for Metizoft også i 2020.

“Vi kan se tilbake på et år med mange utfordringer og bekymringer, men likevel et veldig godt år for Metizoft. Vi fortsatte en positiv vekst på tross av pandemien og man kan lure på hvordan resultatet kunne ha blitt for oss i 2020 om det ikke var for Covid-19. Fremover har vi søkelys på innovasjon og utvikling av flere bærekraftige løsninger for skipets livssyklus og vi satser selvfølgelig på videre fremgang.” - Gry Cecilie Sydhagen, CEO